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        這把鑰匙該不該借

        這把鑰匙該不該借

        新聞來源:總經辦   作者:   發布時間:2017-01-03   閱讀次數:12
             


          相關法規政策

          《鑰匙管理規定》

          1.0目的

          對鑰匙進行有效的規范管理

          2.0適用管理

          適用于本公司內部的鑰匙管理

          3.0相關說明

          4.0職責

          4.1工程主任/主任:負責與施工單位鑰匙移交的確認,并與住戶中心做好移交手續。

          4.2住房中心主任/主管:負責與工程部鑰匙移交的確認,并對鑰匙的保管進行定期檢查。

          4.3工程人員:負責對鑰匙的單位、數量、編號及適用性進行逐一確認。

          4.4物業助理:負責對移交的鑰匙單位、數量、編號及適用性進行逐一確認,并做好鑰匙的標識與借用登記。

          5.0內容

          5.1移交鑰匙

          5.1.1分包單位施工完工后與工程部人員進行鑰匙移交手續,工程人員需對分包單位移交的鑰匙進行逐一核對,對移交鑰匙的單位編號、數量及適用性進行確認。

          5.1.2工程部“驗收小組”組長/工程員在門鎖驗收工作完畢后,按《鑰匙驗收記錄表》要求記錄合格的單位編號和數量,并要求施工隊交匙人簽名確認,然后將鑰匙聯同對應表格移交給住戶中心。

          5.1.3物業助理根據《鑰匙驗收記錄表》核對工程部“驗收小組”交來的鑰匙,當實際接收鑰匙數目與《鑰匙驗收記錄表》“數量”項相符時,應在“簽收確認”項標“√”。否則,應將實際情況在“備注”欄注明。核對完畢,應在《鑰匙驗收記錄表》簽名確認。

          5.2鑰匙整理與保管

          5.2.1物業助理應標清鑰匙單位編碼并整齊有序地放置在鑰匙柜中,并在鑰匙柜貼上示簽,加以注明。

          5.2.2業主/住戶委托保管鑰匙時,物業助理應在《業主托存/移交鑰匙登記表》和上作相應記錄,并將鑰匙按單位編號整齊有序地放置在鑰匙柜中,業主/住戶前來領取鑰匙時,物助理憑“住房證”和“業主身份證”移交鑰匙給業主。同時,應在《業主托存/移交鑰匙登記表》中標注移交日期,請業主簽名確認。并在《托存鑰匙日期登記表》中取消該單位鑰匙托存日期。在無任何證件證明索匙者為鑰匙所屬單位的業主或合法住戶時,物業助理不得將鑰匙轉交。

          5.2.3住戶中心主任/主管應安排專人定期對鑰匙柜內的標簽和鑰匙單位編號進行檢查,如發現標簽、編號脫落或模糊不清時,應及時更新改進。

          5.3鑰匙借用與歸還

          當公司員工或其他施工單位因公事要求外借鑰匙時,物業助理應檢查借匙人的工作證,并由借匙人簽名確認。

          5.3.1花園管理區、工程部、綠化部、經營部、售樓部借匙情況分別按《 部門借鑰匙登記表》要求填寫日期、鑰匙編號、數量、借匙人;

          5.3.2對于其他施工單位借鑰匙情況應由工程人員代借,并在《其他部門長期借鑰匙登記表》中簽字確認;

          5.3.3對于未入住單位的業主的借匙情況應由售樓人員代借,并在《業主借匙登記表》中簽字確認。

          5.3.4辦理鑰匙退手續時,物業助理應在核對鑰匙數量后,在對應的登記表中標注鑰匙退還日期,并在“接收人”一欄簽名確認,然后,按鑰匙單位編碼整齊有序地放置在鑰匙柜內。

          5.3.5住戶中心主任/主管應安排物業助理根據各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發現借期超過一星期不還鑰匙者,應填寫《鑰匙催還單》發送到借鑰匙部門催還。

          5.4鑰匙的損壞或丟失

          5.4.1當接到丟失或損壞的鑰匙時,物業助理應按《鑰匙管理備忘錄》要求記錄事件經過,并報告住戶中心主任/主管。住戶中心主任/主管與業主聯系,征得業主同意后,采取補配鑰匙或換鎖措施,確保遺失鑰匙單位的安全,住戶服務中心將處理結果記錄在《鑰匙管理備忘錄》。

          5.5所有與鑰匙管理有關的記錄就歸檔保存兩年。

          6.0相關文件

           文件編號

           文件名稱

           

           

             7.0質量記錄

          記錄編號

           記錄表格

           

           《鑰匙驗收記錄表》

           

           《業主托存/移交鑰匙登記表》

           

           《托存鑰匙日期登記表》

           

           《 部門借鑰匙登記表》

           

           《其他部門長期借鑰匙登記表》

           

           《業主借鑰匙登記表》

           

           《鑰匙催還單》

           

           《鑰匙管理備忘錄》

              8.0修改記錄

           日期

           版本

           修改人

           修改原因

           

           

           

           

           《緊急備份鑰匙管理規定》

              1 目的

              為保障大廈及各公司安全和一旦發生緊急突發事件時,把損失減少到最低程度。

              2 范圍

              適用于本項目管理轄區所有人員

              3 職責

              3.1保安部中控室值班人員收取備份鑰匙,并在《鑰匙接收單》、《緊急備份鑰匙使用記錄》上做好記錄。

              3.2保安部經理負責備份鑰匙使用的批準。

              4 程序

              4.1保安部備存各公司辦公區大門鑰匙,由保安部中控室值班人員收取,雙方簽字蓋章封存,以備發生緊急情況時使用。

              4.2備份鑰匙只在發生緊急情況時使用(如火災、火情、火警、跑水、漏電或有異味等可能造成災害事故的征兆)。

              4.3白天須保安部經理批準后方可使用;夜間及非正常辦公時間(指節假日等)須經值班經理批準后方可使用。

              4.4使用緊急備份鑰匙時,由批準使用人及時通知該公司負責人到場。

              4.5各公司備用鑰匙存放在保安部中控室的鑰匙儲存柜中。

              4.6設立專用登記本,每使用一次須嚴格登記,使用后的封存執行4.1

              4.7各公司如更換門鎖或加鎖,須及時到保安部辦理封存手續,否則,當發生緊急情況時,現場處置人員有權依據法律采取緊急避險措施,由此造成的損失由該公司自行承擔。

              4.8特殊情況可由總經理文字批示。

              5 監督執行

              保安部經理。

              解決辦法

              鑰匙在物業管理中不是一個普通的物件,它所代表的是物業的所有權,因此,在物業管理服務實踐中,必須要高度重視對鑰匙的管理,否則,就會帶來財產的損失或管理的混亂。

              針對本案例,業主所提出的借用鑰匙的理由,物業管理人員不能一個“不能借”就簡單處理。而是應該在了解業主真實想法的基礎上,向業主詳細地介紹業主入住流程及相關規定,介紹公司鑰匙管理規定,向業主說明不能隨便借出鑰匙,正是為了維護業主權利和保護業主財產的需要,請求業主的理解。同時要請示主管并告之業主的實際困難,在取得主管同意的前提下,仔細查驗業主購房的相關資料,證實其業主身份,請業主填寫文字說明材料并簽字后,陪同業主前往開門,待業主搬運完建材后,當業主面將門鎖好,將鑰匙帶回物業管理處收好。

              本案例中,由于物業管理人員沒能按照管理要求妥善處理,而是草率地將鑰匙借給了這位不講信用的業主,給該物業管理處帶來了很多不必要的麻煩,最后,物業管理處通過努力,妥善解決了問題,違章借鑰匙的員工受到了嚴肅處罰。

           


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